【日曜】藤崎敏郎「上司のホウレンソウでヤル気倍増」

藤崎敏郎の人材育成セミナー

第３４回「部下の報告書にコメントを書くだけで、部下のやる気倍増！！」

部下からの報告書が上司に上がってきたら、コメントを書いて迅速に返事を返しているでしょうか。至急のケースでは、その場で、口頭でのフィードバックをしているでしょうか。部下にはホウレンソウの徹底を命令していながら、上司が部下に対してホウレンソウを全く実施していないケースがあります。

原則は、部下からの報告書が提出されたら、上司はコメントを書いて本人に返却しなければなりません。報告書を提出させるだけで、コメントを書いて返却しない上司がほとんどではないでしょうか。仕事の成果を向上させるために、コメント書いて返却しましょう。本人のモチベーションがアップするように、手書きで本人の心に響くコメントを書くようにしましょう。部下の成長に応じて、一人ひとりの個性にも合わせて書きましょう。人によって心に響く言葉が違うからです。

報告書に細かく、たくさん書いてくれる部下にはコメントが書きやすいです。さらにやる気を引き出すコメントを書けばいいのです。難しいのは、ほとんど書いてこない部下のケースです。報告書に30行以上の書けるスペースがありながら、５行程度しか書いて来ない部下もいます。ある程度の行を埋めるのが報告書記入の基本です。だからといって、その部下に「やる気があるのか！」と、怒ったコメントを返してはなりません。報告書を提出してくれたことに感謝の気持ちを持って、コメントを書きましょう。業務内容についてだけでなく、普段の仕事ぶりなどについての良いところなどを、こと細かく書けば良いのです。５行しか書いていない部下にも、倍以上のコメントを書いて返却するようにしましょう。一人ひとりと“思いやり”のキャッチボールをしていることをイメージしながら書きましょう。それを繰り返していくうちに、部下も報告書にたくさんの文字を書くようになります。最初は、誤字・脱字、意味不明の文章かもしれません。しかし、文章を書くのに慣れてくると、上手になってきます。人を育てるのには時間がかかるのです。

ところで、上司コメントは誰が書くと一番効果があるかというと、その会社の社長です。社長が社員の成長振りを見ながら、一人ひとりの報告書にコメントを書くのがベストです。社長が見てくれている嬉しさで効果が大きくなります。また、もう一つの大きな効果として、社長と社員との絆が強くなることがあります。社員にとっては、社長は雲の上の存在です。その社長がわざわざ自分のためにコメントを書いてくれたと思うと、感動するのです。そして、そのコメントが激励のコメントであったとしたら、この社長の言うことならどんなことでもやろうという気持ちになるのです。コメントを書くことで、このような大きな効果があるので、利用しない手はないと思います。具体的な業務上のコメントは直属上司が書く、社長は仕事ぶりなどの良いところを書く、このような役割分担をして部下のモチベーションを上げるのはいかがでしょうか。中小企業しかできないけれど、このようなことを継続すれば大企業にも勝てるかもしれません。

今回の格言は、「部下の報告書にコメントを書くだけで、部下のやる気倍増！！」

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株式会社パートナーズリンク社長　藤崎敏郎

元セブン＆アイグループの本社スタッフ。その後パチンコチェーン店に入社。機械担当部長、営業部長として勤務する。その後、人事コンサルタントとして独立。社員研修と人事コンサルティングで日本各地を飛び回っている。これまでに教えた受講者は10万人以上。業界誌にも複数連載し、ナンバー1社員研修講師と言われている。取得資格：キャリアコンサルタント、販売士1級、社労士、米国NLPマスタープラクショナルコース終了、トレーナーコーチ、メンタルヘルスマネジメント2級、宝地図ナビゲーター、レイキティーチャー、エネルギーマスターなど

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