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【金曜】藤崎敏郎「MTGで意見を聞く4つの秘訣」

2015.05.16

※日曜日から金曜日に移動しました!

藤崎敏郎の人材育成セミナー

ミーティングで意見が全く出ないという声があります。ミーティングで意見が出る4つのコツがあります。簡単かつ、効果抜群です。

1準備をする

準備は二つあります。一つは、場所の準備です。やはり電話の置いてない、来客が来てもすぐに対応しなくて良い場所でミーティングを行いましょう。そうでないと集中できないからです。二つ目は、参加者それぞれの心の準備です。運動をする前に柔軟体操をするように、ミーティングの開始前にも口を開いて会話する準備が必要なのです。司会進行の人が、最初に軽い話題で全員に話しをさせることなのです。例えば、テーマは24時間以内にあった嬉しかったこと、最近の楽しかったことなどを1人ずつ1分程度で話してもらうのです。話しを自分からするので、口から声を出す準備ができます。そして、楽しく話しをするのでメンバーどうしで話しをする心の準備もできます。

2役割分担をする

司会進行役を決めます。司会進行役はファシリテーションを行います。ファシリテーションとは、皆の意見を引き出す手法です。うなづいたり、相槌を打ったり、繰り返し言葉を入れたりして会議を盛り上げます。原則として、自分の意見を言わないことも大切です。そして、書記を決めます。これがとても大切です。書記がミーティングのメモを取って、最後に議事録までまとめます。その他の人は、ミーティング中はメモをとりません。意見を発表する人に顔を向けて、うなづいたり、相槌をうちます。意見が出ないミーティングを見たことがありますが、ほぼ全員が下を向いています。メモを取りながら、全く関係ないことを書いている姿を見たことがあります。パソコンをそれぞれが持って、ミーティングをしている会社を見たことがあります。チラッと見たら、ミーティングに関係ないメールの返信をしている人がいました。これはいけません。(パソコン持参のミーティングは禁止すべきだと思っています)

3ホワイトボードを使う

ミーティングでは、ホワイトボードを活用します。書記はホワイトボードの前に立ったままです。まず、テーマを書きます。そして、出てきた意見をそのまま書いていきます。まとめる必要はありません。まとめようとすると、書くことがおろそかになるからです。また、大切なことを書き忘れたりします。ミーティングの課題の一つとして、何を話していたのか分からなくなるケースがあります。そして、誰がどんな意見を言ったのか忘れてしますケースもあります。ホワイトボードに“見える化”すると、のような問題は解決します。時間のロスやミーティングの脱線を防ぐことができます。

4事前にメモで意見を書かせる

 ミーティングの開始です。いきなりテーマを言って、その場で意見を聞いてはいけません。ミーティングで意見が出ないのは、いきなり聞くからです。まず、テーマに沿って個別に意見をノートに書かせるのです。ノート持参でないケースは、ポストイットを配って意見を書かせてもいいでしょう。その後に一人ひとり聞いていけば、どんな人も何らかの意見を発表することができます。

今回の格言は、

「ミーティングはホワイトボードを活用しよう!!」

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株式会社パートナーズリンク社長 藤崎敏郎

元セブン&アイグループの本社スタッフ。その後パチンコチェーン店に入社。機械担当部長、営業部長として勤務する。その後、人事コンサルタントとし て独立。社員研修と人事コンサルティングで日本各地を飛び回っている。これまでに教えた受講者は10万人以上。業界誌にも複数連載し、ナンバー1社員研修 講師と言われている。取得資格:キャリアコンサルタント、販売士1級、社労士、米国NLPマスタープラクショナルコース終了、トレーナーコーチ、メンタル ヘルスマネジメント2級、宝地図ナビゲーター、レイキティーチャー、エネルギーマスターなど

http://p-link.co.jp/index.html(ホームページには各誌の書いた原稿を掲載中)

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